В течение ста лет с момента создания актовая запись находится в ведении органов ЗАГС и сохраняет, так называемый, «рабочий» статус. Это означает, что в данный период в документ ещё можно вносить необходимые дополнения, исправления и изменения.

Однако, после того как столетний срок истекает, запись передаётся в Государственный архив на вечное хранение. С этого момента её содержание становится неизменным, но у каждого сохраняется возможность заказать справку (выписку) или лично ознакомиться с актовой записью в читальном зале Госархива. Данные документов становятся доступными для всех граждан, независимо от родственных связей.

Так, документы столетней давности не исчезают, а переходят в новую стадию своей жизни. А это ещё один шаг к сохранению памяти, чтобы даже спустя многие десятилетия люди могли прикоснуться к истории своей семьи.